Privatlivspolitik for Sundhedsrejse

Senest opdateret: 31.10.2026

Hos Sundhedsrejse tager vi din tillid alvorligt. Når du booker en samtale hos os, opretter en profil eller på anden måde er i kontakt med os, betror du os personlige oplysninger — herunder oplysninger om dine sundheds- og vægttabsmål. Denne politik beskriver, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvilke rettigheder du har.

1. Dataansvarlig

Sundhedsrejse I/S er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig.

• Virksomhed: Sundhedsrejse I/S
• CVR: 46401158
• Adresse: Vestergade 51B, 9900 Frederikshavn
• Website: https://sundhedsrejse.dk
• E-mail: hans@sundhedsrejse.dk
• Telefon: 30 12 08 09

Har du spørgsmål til denne politik, eller til hvordan vi behandler dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på ovenstående e-mail eller telefonnummer.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi

Vi indsamler kun de oplysninger, der er nødvendige for at kunne hjælpe dig videre. Hvilke oplysninger, afhænger af hvordan du bruger vores hjemmeside og ydelser.

2.1 Når du booker en samtale ("Book nu")

Når du udfylder vores kontaktformular på forsiden, indsamler vi:

• Fulde navn
• Ønsket tidspunkt for at blive kontaktet
• E-mailadresse og/eller telefonnummer (mindst én af de to er påkrævet)
• En kort beskrivelse af dine mål, som du selv skriver i fritekst — for eksempel dine tanker om vægttab eller dit helbred. Denne beskrivelse kan indeholde det, man juridisk kalder "helbredsoplysninger" eller andre følsomme oplysninger, hvis du vælger at skrive det

Du bliver bedt om aktivt at afgive samtykke, før du kan sende formularen ("Jeg accepterer, at mine oplysninger gemmes og bruges til at blive kontaktet af Sundhedsrejse I/S.").

Mens du udfylder formularen, gemmer din browser løbende et udkast af det, du har skrevet — også din beskrivelse af dine mål — lokalt på din enhed, så du ikke mister det, hvis du genindlæser siden. Udkastet bliver på din enhed og sendes ikke til os, før du selv sender formularen. Det slettes, når du har sendt den, og du kan altid selv rydde det ved at rydde din browsers data.

Din henvendelse gemmes i vores administrationssystem som en booking med dit navn, dine kontaktoplysninger og din beskrivelse af dine mål, så din coach kan forberede samtalen. Vi sletter den automatisk 14 dage efter samtalens afslutning, hvis du ikke er blevet klient hos os. Aflyses samtalen, slettes den med det samme.

Samtalens aftale i kalenderen får titlen "dit navn & coachens navn Sundhedsrejse". Den titel bliver stående, også efter at din booking er slettet.

Din beskrivelse af dine mål, dine kontaktoplysninger og samtalens tidspunkt sendes desuden som e-mail til vores indbakke, så vi kan vende tilbage til dig personligt, og som en bekræftelse til dig. Bekræftelsen indeholder din egen beskrivelse af dine mål. Du modtager også påmindelser før samtalen, og hver e-mail indeholder et personligt link, hvor du kan se, flytte eller aflyse samtalen, samt en kalenderfil (.ics). E-mails i vores postkasse, som vores e-mailudbyder driver, sletter vi senest 30 dage efter, at samtalen er holdt, hvis du ikke bliver klient hos os, jf. afsnit 4. Vi kan ikke selv trække en sendt e-mail tilbage fra din egen postkasse.

Derudover sender vores system en kort notifikation til vores interne arbejdskanal på Discord, så vi med det samme kan se, at der er kommet en ny henvendelse, og kontakte dig hurtigt. Notifikationen indeholder dit navn, dit ønskede tidspunkt for kontakt og dine kontaktoplysninger.

Din beskrivelse af dine mål sendes ikke til Discord. Den fritekst, du selv skriver — og som kan indeholde helbredsoplysninger — findes i din booking i vores administrationssystem og i de e-mails, der er beskrevet ovenfor. Se også afsnit 5 og 7.

2.2 Når du tilmelder dig et arrangement

Tilmelder du dig et af vores arrangementer, for eksempel et åbent hus, indsamler vi:

• Din e-mailadresse
• Den plads, du har fået: et nummer inden for arrangementet

Du bliver bedt om aktivt at afgive samtykke, før du kan tilmelde dig ("Jeg accepterer, at Sundhedsrejse I/S gemmer min e-mail, så I kan kontakte mig om arrangementet."). Formularen gemmer ikke noget på din enhed.

Tilmeldingen gemmes i vores administrationssystem med tidspunktet for tilmeldingen. Vi sletter den automatisk 14 dage efter arrangementets afslutning. Har din e-mailadresse allerede en plads, opretter vi ikke en ny, og du får ikke en ny bekræftelse.

Når din tilmelding har givet dig en plads, sender vi en bekræftelse til din e-mailadresse med arrangementets tidspunkt, sted og program samt en kalenderfil (.ics). Kopien i vores postkasse sletter vi senest 14 dage efter arrangementet. Vi kan ikke selv trække en sendt e-mail tilbage fra din egen postkasse.

Vores system sender desuden en kort notifikation til vores interne arbejdskanal på Discord, så vi kan følge med i, hvor mange pladser der er tilbage. Notifikationen indeholder din e-mailadresse, din plads og antallet af ledige pladser.

2.3 Cookies og teknisk data

Se afsnit 6 nedenfor samt vores separate cookiepolitik.

2.4 Når du er klient hos os

Bliver du klient, opretter din coach dig i vores administrationssystem. Du har ikke selv adgang til systemet: alt om dig registreres af dine coaches. Vi behandler:

• Dit navn, din e-mailadresse og dit telefonnummer — fra din booking, hvis du har booket en samtale
• Hvilke af vores coaches der følger dig, og tidspunktet for dit samtykke. Din coach bekræfter, at du har givet samtykke til, at vi behandler dine oplysninger — også helbredsoplysninger i noter — før du oprettes som klient
• Coachens noter om dig: observationer om for eksempel din vægt, kost, sygehistorie, vaner og fremskridt. Det er helbredsoplysninger. En note er enten delt eller privat. En delt note kan læses af alle vores coaches og administratorer, en privat note kun af den coach, der har skrevet den. Noterne gemmes krypteret i databasen, så de ikke kan læses ud af en sikkerhedskopi, men de kan læses i systemet af dem, der har adgang som beskrevet her
• Dine møder: aftaler i kalenderen med dig, med tidspunkt, titel, eventuelt beskrivelse og sted, samt eventuelle forslag til et nyt tidspunkt. Hver coach, der deltager i et møde, kan desuden skrive en privat note på mødet, som ingen andre i systemet kan læse
• E-mails: påmindelser før dine møder med et personligt link, hvor du kan se, flytte eller aflyse mødet, samt en kalenderfil (.ics)

Din beskrivelse af dine mål fra bookingen kan din coach overtage som din første note, delt eller privat.

2.5 Hvis du er tilknyttet som administrator eller coach

Har du en brugerprofil i vores administrationssystem, behandler vi dit navn og din e-mailadresse (og dit Discord-bruger-id, hvis du får påmindelser på Discord) for at kunne give dig adgang, og vi registrerer, hvilke ændringer du foretager i systemet. Se afsnit 7.

3. Formål og retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler kun dine oplysninger til bestemte, saglige formål, og altid med et gyldigt retsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen (GDPR):

Når du booker en samtale, anmoder vi aldrig om flere helbredsoplysninger, end du selv vælger at give os i "mål"-feltet, og vi bruger dem udelukkende til at forberede en relevant, personlig samtale med dig. Bliver du klient, noterer din coach de helbredsoplysninger, der er relevante for dit forløb, og vi bruger dem udelukkende til at hjælpe dig i det.

Bogføringen sker uden for vores hjemmeside og administrationssystem. Administrationssystemet gemmer hverken betalings- eller fakturaoplysninger.

4. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger

Vi opbevarer ikke dine oplysninger længere, end det er nødvendigt for de formål, de er indsamlet til.

Oplysninger fra bookingformularen opbevarer vi i gennem dit forløb, hvis du bliver klient hos os, medmindre du beder om noget andet. Bliver du ikke klient, slettes din booking 14 dage efter samtalens afslutning, jf. afsnit 2.1.

Når vi arkiverer oplysninger om en person i vores administrationssystem — for eksempel fordi et forløb er afsluttet, eller fordi du har bedt om at blive slettet — bliver de slettet permanent efter 6 måneder. Arkivering er altså en midlertidig tilstand med en fast udløbsdato, ikke en måde at gemme oplysninger i det uendelige. De 6 måneder er der, så en utilsigtet arkivering kan fortrydes. Når de er gået, fjernes både oplysningerne og deres ændringshistorik, jf. afsnit 7.

Er du klient hos os, opbevarer vi din profil, dine møder og coachens noter om dig, så længe du er klient. Slettes du som klient, slettes din profil, coachens noter om dig og de private mødenoter på dine møder med det samme. Arkiveres du i stedet, slettes de permanent efter 6 måneder, som beskrevet ovenfor. Aftalerne i kalenderen er coachens egne og kan nævne dig i titel eller beskrivelse. De slettes ikke automatisk sammen med dig, men beder du om sletning, gennemgår og sletter vi de aftaler, der handler om dig.

For de øvrige oplysninger, vi opbevarer — blandt andet i vores interne arbejds- og driftskanal — sletter vi efter formål i stedet for efter én fast frist:

5. Videregivelse af oplysninger til tredjeparter

Vi sælger aldrig dine oplysninger, og vi videregiver kun oplysninger, hvor det er nødvendigt for at drive vores forretning, eller hvor du har givet samtykke:

• Google (Google Ads): Hvis du accepterer cookies, indlæser vi Googles tag (gtag.js) for at måle, om vores annoncer fører til bookinger ("Book Appointment"-konvertering). Se afsnit 6 og vores cookiepolitik for detaljer.
• Vores webhostingudbyder: Vores hjemmeside og e-mail driftes via en almindelig delt webhosting-løsning fra Nordicway. Nordicway har som databehandler teknisk adgang til de systemer, hvor data kan forekomme, men behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og efter vores instruks.
• Discord (internt arbejds- og driftsværktøj): Vi bruger Discord som intern arbejdskanal. Når du sender bookingformularen, modtager vores lukkede Discord-server en notifikation med dit navn, ønskede tidspunkt og kontaktoplysninger — men ikke din beskrivelse af dine mål, jf. afsnit 2.1. Tilmelder du dig et arrangement, modtager serveren en notifikation med din e-mailadresse og din plads, jf. afsnit 2.2. Samme server modtager vores tekniske driftslogfiler og revisionsspor, jf. afsnit 7. Kun Sundhedsrejses eget team har adgang til serveren. Discord er databehandler for os, og da Discord er en amerikansk leverandør, kan oplysningerne blive overført til USA. Overførslen sker på grundlag af Discords databehandleraftale og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og/eller Discords certificering under EU-US Data Privacy Framework.

Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre kommercielle formål, og vi sælger ikke dine data.

6. Cookies

Vores hjemmeside bruger en cookie-banner, der lader dig vælge, om du vil acceptere cookies. Vi indlæser kun sporingsværktøjer (Googles tag, gtag.js, til Google Ads-konverteringsmåling), efter du aktivt har klikket "Accepter". Dit samtykkevalg gemmes lokalt i din browser og ikke som en cookie.

Vi bruger ikke andre analyse- eller annonceværktøjer end de ovennævnte.

For en fuld oversigt over, hvilke cookies vi bruger, deres formål og varighed, henviser vi til vores separate cookiepolitik.

7. Drift, logning og fejlsøgning

For at kunne holde hjemmesiden og vores administrationssystem kørende, og for at kunne finde og rette fejl, skriver vores system driftslogfiler. En logpost indeholder typisk et tidspunkt og hvilken funktion der blev kaldt, og ved fejl desuden den tekniske fejlbeskrivelse. Logfilerne gemmes hos os og sendes samtidig til vores lukkede Discord-server, jf. afsnit 5, så vi bliver gjort opmærksom på fejl med det samme i stedet for at opdage dem senere.

E-mailadresser fjernes automatisk, inden en logpost sendes til Discord. En teknisk fejlbeskrivelse kan i sig selv komme til at nævne en e-mailadresse — for eksempel hvis fejlen netop handler om at afsende en e-mail til dig — og adressen bliver derfor maskeret undervejs (for eksempel ha***s@sundhedsrejse.dk). Det er også derfor, fejllogfiler ikke har en fast slettefrist: de opbevares, indtil fejlen er rettet, men de indeholder ikke dine kontaktoplysninger.

Ændringer i vores administrationssystem — for eksempel når en administrator eller coach opretter eller retter en opskrift eller en brugerprofil — skrives til et internt revisionsspor på samme Discord-server, så vi kan se hvem der har ændret hvad og hvornår. Adgangskoder og tilsvarende fortrolige oplysninger sendes aldrig med, og e-mailadresser i selve de ændrede data vises i maskeret form.

Revisionssporet følger den oplysning, det handler om: så længe en oplysning findes i systemet, findes dens historik også. Bliver en oplysning slettet permanent, slettes hele dens historik med den — inden for få dage, så en utilsigtet sletning stadig kan opklares. Arkiverer vi en oplysning, bevares historikken, indtil arkiveringen udløber efter 6 måneder, jf. afsnit 4; derefter forsvinder begge.

Vi bruger disse oplysninger udelukkende til drift, sikkerhed og fejlsøgning — aldrig til markedsføring eller til at profilere dig.

8. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) har du ret til:

• Indsigt (art. 15): at få at vide, om vi behandler oplysninger om dig, og at få en kopi af dem. Kopien omfatter også de noter, vores coaches har skrevet om dig, de private inklusive. Vi sender den som et link på e-mail, der virker i 7 dage, jf. afsnit 4.
• Berigtigelse (art. 16): at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet.
• Sletning (art. 17): at bede os slette dine oplysninger, medmindre vi er forpligtet til eller har lovligt grundlag for at beholde dem.
• Begrænsning (art. 18): at bede os begrænse behandlingen, mens en indsigelse eller en rettelse behandles.
• Dataportabilitet (art. 20): at få de oplysninger, du selv har givet os på baggrund af samtykke, i et struktureret og maskinlæsbart format.
• Indsigelse (art. 21): at gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse, jf. afsnit 3.
• Tilbagekaldelse af samtykke (art. 7, stk. 3): at trække dit samtykke tilbage når som helst. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før. Dit cookievalg ændrer du via "Cookie-indstillinger" nederst på hjemmesiden.

Du bruger dine rettigheder ved at kontakte os på hans@sundhedsrejse.dk eller 30 12 08 09. Inden vi udleverer oplysninger, beder vi dig bekræfte, hvem du er, så de ikke havner hos en forkert person. Vi svarer senest én måned efter, at vi har modtaget din anmodning. Er anmodningen kompleks, kan fristen forlænges med op til to måneder; det fortæller vi dig, med en begrundelse, inden for den første måned. Det er gratis at bruge dine rettigheder.

Vi træffer ingen afgørelser, der udelukkende bygger på automatisk behandling, og vi profilerer dig ikke.

Du har desuden altid ret til at klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk

9. Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik løbende, f.eks. hvis vi ændrer vores behandling af oplysninger, eller hvis lovgivningen ændrer sig. Den til enhver tid gældende version vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside, og datoen for seneste opdatering fremgår øverst i dokumentet.

Vi anbefaler, at du med jævne mellemrum læser denne politik igennem for at holde dig orienteret.

---

Kontakt os
Sundhedsrejse I/S · CVR 46401158
hans@sundhedsrejse.dk · 30 12 08 09 · https://sundhedsrejse.dk